Registro y procesamiento de información en gastroenterología, experiencia cubana

Registro y procesamiento de información en gastroenterología, experiencia cubana

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Introducción
En el mundo existen sistemas automatizados para el registro y control de la gran mayoría de los procedimientos en los servicios de salud. Estos productos, realizados por grandes y pequeñas compañías, en general responden a intereses individuales del cliente que los solicita, por lo que su extensión a otros servicios requiere de cambios continuos. En gastroenterología se comercializan algunos sistemas específicos, preferentemente para endoscopias digestivas superiores e inferiores (colonoscopias), por ser los más empleados. El costo de cada uno de ellos, de forma independiente, puede sobrepasar los 500 dólares por licencia. A excepción de la gran mayoría de los países del primer mundo, en general cada servicio realiza sus registros de manera individual, según los recursos disponibles, sin uniformidad en los parámetros que se van a registrar, lo que hace imposible computar todos los datos con fines estadísticos reales, a escalas nacionales e incluso regionales. Por esta razón, en muchos países del mundo las estadísticas se basan en los estudios publicados sobre determinadas entidades.

Analizando esta situación, el Grupo Sapiem, un colectivo de profesionales cubanos de la salud e informática creado en 1996, con el propósito de diseñar productos administrativos, estadísticos y docentes para las ciencias médicas en Cuba, en el 2007 decidió desarrollar un sistema automatizado, al que llamó ProGastro, el cual fue puesto a prueba inicialmente en el Instituto de Gastroenterología de Cuba, con el registro de todos los procedimientos que el centro y el sistema realiza. En la actualidad existe gran aceptación y confianza en el mismo por todos los profesionales de la especialidad.

Este es un sistema automatizado, totalmente portátil, para plataforma Windows, en el cual se registra de forma fácil y rápida la descripción íntegra, esencial y específica de las endoscopias digestivas superiores, íleo-colonoscopias, enteroscopias, colangiopancreatografías retrógradas endoscópicas (CPRE) y laparoscopias, de cualquier servicio de gastroenterología.

El objetivo fundamental de registro es el paciente, a partir del cual se computan todos y cada uno de los procedimientos que se le practiquen evolutivamente. De esta forma se crea una historia clínica digital virtual real, objetivo primordial del Ministerio de Salud Pública en Cuba, accesible en todo momento y por cualquier servicio.

Sus principales acciones y opciones incluyen:

•Registro de cada procedimiento, de forma independiente al punto de partida del registro único de un paciente. Cada procedimiento contiene los diagnósticos aceptados por la Sociedad Cubana de Gastroenterología, y cumple con la terminología estándar mínima orientada por la Organización Mundial de Endoscopía Digestiva, para lograr uniformidad estadística. Se pueden registrar, además, la toma de muestras de biopsias, métodos terapéuticos empleados, etc.

•Generación de informes endoscópicos con todos los datos registrados por procedimiento. En las colonoscopias y las CPRE incluye además un esquema gráfico, que permite señalar exactamente dónde se encuentran las lesiones observadas y/o terapéuticas realizadas, lo que contribuye a la ubicación y planificación de la conducta que se debe seguir con el paciente (por ejemplo, el equipo de cirugía y oncología puede, a partir de este informe, organizar el acto terapéutico, bien sea una técnica quirúrgica, quimioterapia, radioterapia, etc.).

•Estos informes se pueden imprimir en cualquier impresora disponible, inclusive las compartidas en redes, así como exportar a formato PDF. No hay un límite de registros por documento que se va a imprimir o exportar, lo que permite obtener secuencialmente todos los informes solicitados de una vez y no paciente por paciente.

•Un sistema robusto de búsqueda interno, por medio del cual se pueden obtener los procedimientos que cumplan con un conjunto de criterios específicos. Los datos obtenidos incluirán, además del listado de los pacientes y sus respectivos procedimientos, un resumen estadístico simple, que muestra totales y porcentajes y especifica el criterio de búsqueda empleado. Este resumen se puede guardar como texto simple en cualquier dispositivo (disquetes, memorias USB, etc.) o imprimir directamente. Una opción importante que incorpora es la posibilidad de exportar dichos datos a hojas de Microsoft Excel ®, para hacer análisis posteriores por métodos estadísticos específicos.

•Obtención, de manera rápida y sencilla, de un resumen estadístico, con totales y porcentajes, de cada procedimiento en un intervalo de tiempo determinado.

•Compatibilidad funcional sobre redes, para el registro de los procedimientos en el departamento de endoscopias, mientras que se realizan búsquedas y análisis estadísticos en otro departamento, por ejemplo, salas, salones de reuniones, etc.

•Un sistema de ayuda directa, un documento con las clasificaciones endoscópicas empleadas y un manual de usuario externo, elaborado para su distribución.

•Una estructura de base de datos independiente y robusta, con una capacidad ilimitada de registros y de tamaño ligero, que compactada se puede enviar fácilmente por correo electrónico.

•Protección interna de la estabilidad de los datos, lo que permite la reparación y compactación de los mismos, así como su encriptamiento como medida de seguridad ante intentos de accesos externos. Además, se pueden crear copias de respaldo tantas veces como se desee. No obstante, el acceso a los registros a través del propio sistema no es limitado, excepto al compartir en redes, por lo que el propietario autorizado para su utilización es el responsable de toda la manipulación de la información archivada. El acceso por usuarios administradores no se emplea en la presente edición, por ser especial para Cuba.

•Brinda la posibilidad de que cada servicio disponga de forma independiente del listado de los médicos, los servicios que solicitan los procedimientos, los datos del centro, y parámetros dinámicos por medio de los cuales se puede solicitar el registro de cualquier otro dato adicional, como el equipo que se empleó, el cual se reflejará, además, en el informe de cada procedimiento.

•Como todos los procedimientos tienen una estructura única, uniforme y estandarizada, pueden existir otros datos, necesarios en un estudio específico; por ejemplo, la raza, la ocupación, la escolaridad, etc. Estos datos, que son independientes del procedimiento, en general se registran en planillas de recolección de datos de cada paciente, establecidos como parte del proyecto de investigación, con el consiguiente "doble trabajo" y consumo de recursos. Para remediar esta situación, el sistema incluye una opción adicional, que permite crear, sin necesidad de recodificar el sistema original distribuido, formularios para la entrada de estos datos, ya antes diseñados, estructurados y personalizados por el investigador interesado. De esta forma, cada procedimiento que se realice puede tener un "formulario de Protocolo" anexo, que permitirá el registro en el momento, y posteriormente, en el transcurso o al finalizar el proyecto, la obtención de los datos, que se podrán exportar a una hoja de Microsoft Excel®.

•Como protección legal adicional del producto final, cada servicio sólo puede registrar los datos que se le asignen, según lo acordado previamente, y el informe que genera es único y específico, según su interés. Esto no impide el cómputo a escala global.

Al presente,el sistema cumple dos años de uso en el Instituto de Gastroenterología de Cuba, con más de seis mil pacientes registrados en los servicios de adultos y 600 en los pediátricos. Todos los protocolos de investigación y proyectos ramales que se realizan en la actualidad en el Instituto, e incluyen el análisis de datos endoscópicos, emplean este sistema.

Hace un año se extendió su uso al Hospital Doctor Luis Díaz Soto, donde hay registrados más de dos mil pacientes, un porcentaje importante de ellos relacionado con el servicio de Sangramiento Digestivo, de que dispone este centro.

Por solicitud de la Sociedad Cubana de Gastroenterología, se está estudiando su extensión a todos los servicios de endoscopias digestivas del país, desde el nivel primario de salud hasta los centros especializados.

Dadas las características del sistema nacional de salud en Cuba, su extensión territorial y gratuidad, la presente edición fue diseñada y tiene licencia autorizada gratuita especial para el Ministerio de Salud Pública de Cuba (MINSAP). De ser necesaria la distribución de alguna actualización, esta será garantizada a cada uno de los servicios a los cuales les fue autorizado el producto a nivel nacional.

Conclusión
Este sistema de información permite la creación, registro y control de historias clínicas digitales virtuales, con los registros estandarizados por la Sociedad Cubana de Gastroenterología para los procedimientos endoscópicos, con base en la terminología estándar mínima orientada por la Organización Mundial de Endoscopia Digestiva, con el consiguiente ahorro de recursos y tiempo y la disponibilidad estadística fácil de toda la información nacional de la especialidad de forma uniforme.

Agradecimientos especiales a los doctores Héctor R. Hernández Garcés, Olga M. Hano García y Luis Calzadilla Bertot, del Instituto de Gastroenterología de Cuba, y a lo doctores Mirta Infante Velázquez y Juan Y. Ramos Contrera, del Hospital Doctor Luis Díaz Soto, por su colaboración en la puesta en marcha del sistema.

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