La informática al servicio de la atención del paciente

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El reto fundamental al implementar sistemas informáticos en nuestros hospitales consiste en articular el vasto continente de diferencias y particularidades de los datos que se manejan, para construir un sistema de información hospitalario que:

  • optimice los esfuerzos del personal de salud;
  • provea información calificada para tomar decisiones; y
  • disminuya trámites y tiempos para el paciente.

Introducción
El Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria Galenhos (R) ha sido diseñado con el propósito de apoyar a los establecimientos de salud en el correcto registro de información, clínica o administrativa, y la generación de información gerencial. Su desarrollo nace de la asistencia técnica prestada por la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), a través del Proyecto PHRplus (Partners for Health Reform plus), al Hospital Belén de Trujillo, Perú. Precisamente, la decisión y el esfuerzo de sus autoridades han permitido y permiten lograr este desarrollo e implementación actual.

El proceso de su construcción e implementación ha abarcado meses intensos de interacción con todos los equipos institucionales: médicos, enfermeras, químico-farmacéuticos, obstétricos, personal administrativo, informático, estadístico y directivo. Igualmente, los entes especializados del gobierno nacional (Ministerio de Salud) y el gobierno regional (Dirección Regional de Salud de La Libertad) se han integrado en el esfuerzo común de contar con esta experiencia modelo ofrecida a instituciones públicas o privadas.

Principales características 
Como sistema hospitalario para la gestión de su información, el Galenhos cuenta con ventajas apreciables, como:

Información estandarizada: favorece un registro adecuado, donde se utilizan todos los estándares establecidos por el Ministerio de Salud.

Bases de datos consolidadas y exportables: eliminan los problemas provenientes de la existencia de sistemas paralelos, incompatibles e incomunicados entre sí. De esta manera, su base de datos soporta requerimientos de reporte de otros niveles de gobierno.

Generación de reportes clínicos de uso gerencial, a partir de la agrupación de la casuística en función de Grupos Relacionados por Diagnóstico (HRGs): facilita la evaluación de su capacidad resolutiva y eficiencia en el manejo de los recursos.

Altos estándares de seguridad informática: responden a la elevada sensibilidad de la información que se maneja, protegiendo la operación regular del sistema y favoreciendo los controles o auditorias.

Diseño modular: considera la ampliación y futuros desarrollos, que se extiendan en toda la complejidad hospitalaria con módulos adicionales.

El desarrollo inicial de Galenhos se ha enfocado en el propósito de hacer más eficiente la gestión de seis procesos operativos críticos de un hospital:

Consulta externa: que incluye la administración de una base de datos de filiación, así como el registro de diagnósticos y procedimientos. Además, cuenta con un submódulo para la asignación de citas.

Facturación: gestiona órdenes de servicio de los diferentes servicios y fuentes de financiamiento; es el módulo encargado de administrar las cuentas corrientes de pacientes. Cuenta con un submódulo de caja, que administra los cobros realizados a los pacientes y maneja los arqueos de caja.

Hospitalización: considera la filiación de pacientes y registra diagnósticos y procedimientos. Además, cuenta con un submódulo para la administración de camas hospitalarias.

Emergencia: al igual que consulta externa y hospitalización, cuenta con filiación y registro de diagnósticos y procedimientos. También permite la administración de las camas de observación de emergencia.

Archivo clínico: módulo encargado de recibir solicitudes de historias clínicas, para su búsqueda y monitorear las historias clínicas que se encuentran fuera del archivo.

Lecciones aprendidas
El proceso en el cual hemos desarrollado el sistema Galenos nos ha permitido obtener enseñanzas muy valiosas para los administradores hospitalarios. La implementación de un sistema de información hospitalario exige tanto el apoyo institucional de las autoridades o directivos del hospital, como el cumplimiento de algunos requerimientos técnicos y administrativos, que suelen pasarse por alto y que son tan importantes como el mismo desarrollo informático:

1.- A menudo, la aproximación más común a un sistema de información es la imagen de computadoras, con un paquete informático que "debe solucionar todos los problemas de información posibles". Sin desconocer la importancia que estos elementos tienen, es frecuente cometer el error de pasar por alto la definición de políticas institucionales para el manejo de la información. Estas políticas son muy importantes para definir el sistema de información institucional. De este modo, cualquier implementación o desarrollo informático debe contar con los criterios institucionales para los principales aspectos en la producción, procesamiento, reporte, análisis, distribución y uso de la información.

2.- La política de seguridad de la información deberá contemplar, entre otras cosas, los diferentes niveles para el acceso a la información por parte de las oficinas y empleados de la institución. Ello debe hacerse considerando el nivel de reserva que se va a dar a los datos almacenados en el sistema de información.

3.- Un tema asociado para definir estas políticas de seguridad de la información es la definición de privilegios sobre los recursos de hardware que tendrán los usuarios institucionales. Así, por ejemplo, deberá especificarse el nivel de grados de libertad que se tendrá para instalar programas y para hacer uso de medios de almacenamiento (lectoras de disquetes, lectoras de CD-ROM). Ello se debe basar, entre otras cosas, en la evaluación del riesgo de que pueda infectarse la red de equipos de la institución desde su parte interna. Igualmente, para prevenir la instalación de software no autorizado (sin licencia), el mismo que puede acarrear consigo dos riesgos: a) incurrir en delito de piratería de software sin conocimiento de la institución; b) introducir software cuya instalación genera incompatibilidades con el sistema operativo o con otras aplicaciones debidamente autorizadas y en operación; c) introducir software cuya instalación genera vulnerabilidades en la seguridad de la red institucional. A través de Internet, los denominados spywarepermiten la filtración de información confidencial de la institución, como, por ejemplo, la de carácter financiero.

4.- Otra política relevante se refiere a la definición del estándar institucional para la adecuación física del hardware en el cual funcionará el sistema de información. Por ejemplo, el local en donde se ubicarán el/los servidores, la seguridad física que brinda el local frente al acceso de personal no autorizado, la identificación de la fuente de suministro de energía en caso de emergencias.

5.- La política institucional para resguardar la integridad de la información generada, involucra no sólo las cuestiones físicas mencionadas anteriormente, sino también la generación de copias de seguridad de toda la información generada en el establecimiento de salud. Esta es una de las deficiencias más frecuentes en nuestro medio, exponiéndose la información generada a su pérdida frente a siniestros de origen físico e informático. Considerando que la información médica, con procesos de atención de elevada complejidad y con una amplia gama de datos registrados, hace parte del patrimonio institucional, su pérdida acarrea invalorables consecuencias, que atentan contra la posibilidad de aprender de los propios aciertos y errores.

6.- La adecuación física de las instalaciones del hospital, para que sea compatible con los nuevos requerimientos de conectividad. Esta política involucra la identificación del área física en donde se debe ubicar el centro de informática, lo cual es importante para minimizar gastos de tendido de red y del mantenimiento correspondiente. Alternativamente, en casos en los que la extensión del hospital es grande, se puede evaluar la pertinencia de establecer la conectividad a través de microondas o mediante fibra óptica.

7.- Los estándares en el registro clínico constituyen otro criterio fundamental de la política informática. Es frecuente que, con un criterio más "doméstico" que institucional, se emplee terminología "propia", que dificulta seriamente el intercambio de información en salud. En cambio, la adopción de estándares es de particular importancia, para permitir intercambiar información de desempeño entre las unidades de la organización y otras instituciones de similares características.

Definidos los estándares, es indispensable el entrenamiento del personal asistencial en el manejo de los mismos (diagnósticos, procedimientos, clasificación de neoplasias y procedimientos odontológicos). Los estándares de Galenos en este sentido son: Current Procedural Terminology (de la American Medical Association), para procedimientos médicos, quirúrgicos y de ayuda al diagnóstico; Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE10), y Clasificación Internacional de Neoplasias (CIO).

8.- La actualización de las capacidades de manejo informático por parte del personal de informática. Ello se fundamenta en el reconocimiento de que la cantidad de información susceptible de ser generada a partir de un sistema como Galenhos es muy amplia, y puede exceder las necesidades habituales de información. Por ello, se hace importante que el personal de informática pueda manejar bases de datos, con la finalidad de generar reportes no rutinarios, adecuados al momento y circunstancias específicas de la institución. Es el caso de respuestas, que siendo importantes no suelen plantearse rutinariamente, y requieren la experiencia y dominio de un área de informática debidamente entrenada y experimentada en la administración de bases de datos.

Inclusive, contando con el desarrollo de capacidades propias del personal informático del hospital, asistencia técnica postventa constituye un requisito indispensable, que se debe considerar en la contratación de cualquier desarrollo informático o adquisición de hardware. Un equipo desarrollador respetable mantiene para su cliente un perfil de transparencia en sus propuestas y servicios, que sin "esclavizar" hacia un solo proveedor, sí se puede contar con una referencia oportuna para solucionar las urgencias o disfuncionalidades que se presenten durante la operación normal del sistema.

9.- La capacitación continua de los usuarios del sistema, lo cual se convierte en un aspecto no sólo de índole instrumental, para adquirir capacidades en el registro apropiado de datos y su cuidado, así como del diligenciamiento y distribución de información, sino que se apunta primordialmente a los aspectos de la actitud del personal del hospital ante la información, como uno de los capitales más valiosos de su organización.

10.- El desarrollo informático ajustado al análisis de los procesos institucionales dentro del hospital. A partir de este análisis se puede definir si es que el software se debe adaptar al hospital o si el hospital se debe adaptar al software. La ventaja de hacer lo primero radica en que el sistema puede hacerse sumamente flexible y amigable a todos los usuarios. Su desventaja radica en el hecho que la mayor flexibilidad puede estar atada a no resolver las inconsistencias existentes y mantener los defectos institucionalizados. Sin embargo, en el extremo opuesto podríamos encontrar una implementación de un sistema con un flujo ideal de pacientes e información, pero que en las condiciones actuales es inalcanzable. Probablemente lo más prudente puede recaer en el medio, es decir, favorecer un proceso de ordenamiento en áreas críticas y respetando la situación existente de flujo de pacientes y de procesos de atención en áreas que no revelan mayores problemas.

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