La importancia de la planeación en la gestión y organización de laboratorios clínicos

T.J. Cartwright en su artí­culo ‘Planning and Chaos Theory’ publicado en el Journal Of The American Institute Of Planners, manifiesta que “muchas veces, la planificación está sentenciada incluso antes de empezar, porque se espera muy poco de ella o porque no se le imprime suficiente fuerza”.

En el mismo diario manifiesta Peter Drucker, abogado y tratadista austriaco, considerado el mayor filósofo de la administración del siglo XX y autor de más de 35 libros sobre planificación estratégica, que “la planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes”.

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Un caso reciente y observando un poco los acontecimientos relacionados con la trágica caí­da del vuelo 2933 de LaMia, un vuelo chárter internacional que transportaba un equipo de futbol hacia Colombia desde Bolivia, en donde las noticias informaban que el motivo del accidente se debió a que la aeronave se quedó sin gasolina, muchas veces se es ligero al concluir la causa por la cual sucede un evento adverso, en donde observamos y nos quedamos en la parte final, pero difí­cilmente indagamos en sus inicios, no solo de los procedimientos, sino del sistema.

Para ejecutar una correcta planeación y evitar este tipo de catástrofes bien sean colectivas o de un solo paciente y prevenir su repetición, es necesario realizar un razonamiento analí­tico exhaustivo y un compromiso de recursos para la acción. Para mover estos recursos no basta con solo cuantificarlos.

El laboratorio clí­nico dentro de una institución prestadora de servicios de salud, es un servicio transversal para toda la institución de alto impacto en la toma de decisiones y por lo tanto en la seguridad del paciente; de ahí­ la importancia que se quiere destacar de la planeación en la gestión y organización del laboratorio clí­nico, que comprende aquellos aspectos administrativos, financieros y de gestión que se refieren al funcionamiento y a los procesos que garantizan la realización de todas las actividades correspondientes al quehacer de los laboratorios, con eficiencia, calidad y oportunidad, y esto está establecido en la Resolución 1619 de mayo del 2015 emanada por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia.

En Colombia esta resolución establece el Sistema de Gestión de la Red Nacional de Laboratorios en los ejes estratégicos de Vigilancia en salud pública y de Gestión de calidad nacional, siendo el Instituto Nacional de Salud el ente que diseñó el procedimiento para la ‘Evaluación de los estándares de calidad en salud pública y autorización de terceros’, y a su vez define unos criterios en los que se menciona el de ‘Organización y Gestión’; a continuación se consideraron algunas estrategias para su implementación, basadas en la experiencia, las cuales se espera aporten de forma significativa al cumplimiento de los aspectos a verificar para evaluar el estándar.

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Actividades claves y estrategias de implementación

Implementación sistema de garantí­a de calidad (BPL / NTC-ISO / IEC 17025 / NTC / ISO 15189 / NTC GP1000):
➢ Contar con una plataforma estratégica desarrollando una polí­tica para revisar el sistema de garantí­a de calidad.

Definir lineamientos de protección de la información:
➢ Desarrollando una polí­tica de la confidencialidad de la información e implementar el procedimiento de confidencialidad de transferencia de resultados e informes.
➢ Asegurando la adecuada información con todos los niveles de la institución, asumiendo la responsabilidad de todos los resultados reportados incluyendo los proporcionados por laboratorios de mayor complejidad subcontratados.
➢ Implementando el control documental del sistema de información.
➢ Garantizando el back-up de toda la información del laboratorio incluyendo resultados, controles de calidad y las calibraciones, entre otros.

Disponer e implementar un manual de calidad:
➢ Desarrollando una polí­tica para atender quejas y reclamos.
➢ Implementando el sistema de garantí­a de calidad hacia el objetivo cabal de satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios del servicio, con enfoque a la mejora continua.
➢ Garantizando la adherencia del sistema de garantí­a de calidad a todo el recurso humano, incluyendo el personal en inducción, basado en la filosofí­a “la repetición es la base del aprendizaje”. Lo anterior debe evidenciarse mediante el cumplimiento de un cronograma de capacitaciones de los manuales técnicos actualizados de las diferentes áreas del laboratorio y del manual de calidad, como mí­nimo una vez al año.
➢ Incluyendo en el manual de calidad los procedimientos operacionales estándar.

Realizar planes de auditoria interna:
➢ Desarrollando una polí­tica de gestión para la implementación y verificación de acciones preventivas y correctivas.
➢ Desarrollando un cronograma de auto evaluaciones de los diferentes componentes del sistema de garantí­a de calidad.
➢ Evidenciando los planes de mejoramiento derivados, y el cierre eficaz de las acciones.
➢ Evidenciando los atributos de calidad, eficiencia y oportunidad mediante la implementación de gestión de indicadores incluyendo análisis, mejora, seguimiento a planes y cierre.

Implementar estrategias para el aseguramiento de la calidad de las actividades de ensayo:
➢ Realizando un estudio de capacidad instalada: mano de obra, equipos, reactivos e insumos vs. demanda de servicios, contratos (tiempo y valor). En donde el resultado sea un equilibrio costo – beneficio.
➢ Desarrollando una polí­tica para seleccionar, establecer y aprobar los procedimientos analí­ticos.
➢ Asegurando desde la organización y gestión del laboratorio la trazabilidad de las muestras en todas las etapas, desde su recepción hasta la elaboración del informe del análisis.
➢ Estableciendo criterios para la selección de laboratorios subcontratados.
➢ Disponiendo de un responsable directo de la calidad del laboratorio.
➢Validando controles de calidad internos y externos y calibraciones en los procesos y procedimientos técnicos.

Gestión de insumos, reactivos, material de referencia y otros para la realización de actividades técnicas:
➢ Implementando una polí­tica para seleccionar proveedores de servicios y materiales.
➢ El laboratorio clí­nico debe ser miembro activo del comité de compras de la institución.
➢ Contando con el concepto técnico para la adquisición de insumos, reactivos, materiales y equipos.
➢ Utilizando la plataforma externa de compras para asegurar que la gerencia y el personal no estén sujetos a presiones comerciales, polí­ticas, financieras o cualquier tipo de conflictos de interés que puedan afectar de forma adversa la calidad del laboratorio clí­nico.

Polí­ticas de administración del riesgo y disponibilidad de planes de contingencia frente a emergencias sanitarias y/o catástrofes naturales:
➢ Evaluando el impacto de los procesos de trabajo y de las fallas potenciales sobre los resultados del análisis en la seguridad del paciente. El laboratorio debe modificar los procesos para reducir o eliminar los riesgos identificados y documentar las decisiones y las acciones tomadas.
➢ Participando activamente en el programa de tecno vigilancia y reactivo vigilancia del INVIMA.
➢ Velando permanentemente por el cumplimiento de las normas de bioseguridad.
➢ Cumpliendo normativamente con la infraestructura y condiciones ambientales.

En conclusión, una correcta planeación para implementar un sistema de gestión de calidad permite que las pérdidas puedan evitarse, reduciéndose los costos y aumentando la productividad. Con esto habrá mayor competitividad en el mercado, por cuanto las fallas internas se verán reducidas considerablemente al evitar la repetición de exámenes, asegurando la estabilidad financiera del laboratorio clí­nico que es directamente proporcional a la seguridad del paciente.

Autora: Bacterióloga Magdalena Gutiérrez, consultora externa de Hospital Design & Quality. Correo electrónico: magdalena.gutierrez@hdq.com.co