Planeación de la reposición de tecnología médica

¿Cuándo debe hacerse reposición de la tecnología?

• ¿Cuando ésta falla en un momento crítico?
• ¿Cuando un médico de renombre regresa de un congreso y afirma que la tecnología actual está obsoleta?
• ¿Cuando en la reunión de presupuesto de inversión, un jefe de departamento se queja: “¡Mi equipo nunca funciona bien!”?
• ¿Cuando se va a hacer una reparación y se descubre que ya no hay disponibilidad de respaldo técnico, ni de repuestos?
• Después de un evento serio con una bomba de infusión, la investigación MAUDE [1] de la Food and Drug Administration (FDA) revela que se han presentado muchos eventos similares en otros lugares y que el fabricante no ha resuelto el asunto.

Ninguna de las anteriores – ¡Usted necesita un PLAN de reposición de tecnología!

La reposición de equipos médicos no debe ser un proceso político o una reacción precipitada por eventos aislados. A menos que se desarrolle un sistema de reposición de equipos, cuantificable y justificable, con reporte claro de las necesidades y prioridades, ocurrirán situaciones o solicitudes de reposición subjetivas, no planificadas. La realidad es que los recursos disponibles para reposición son limitados y que la época de las “listas de deseos” ya pasó. Se deben evitar las razones subjetivas y anecdóticas para las reposiciones. Un plan de reposiciones también puede ser una gran ayuda cuando se requiere una reparación mayor o un mantenimiento completo de un dispositivo. El dispositivo, ¿debe ser reparado, se debe reponer o se debe retirar sin reponer?

Planear y gestionar

Es esencial planear y gestionar la tecnología utilizada en la atención médica. La mejor forma de maximizar el valor de la tecnología médica es la implementación de un sistema de planeación y gestión integral del ciclo de vida de dicha tecnología.

La gestión de la tecnología médica implica un abordaje de inicio a fin para gestionar la eficacia, seguridad, costos, mantenimiento y utilización de los equipos y sistemas médicos.

Los componentes de la gestión de tecnología incluyen:

• Planeación basada en datos de entrada precisos, resultados comprobados, prioridades claras, análisis completo y decisiones pensadas.
• Acciones referentes al ciclo de vida enfocadas en ubicación efectiva, seguridad del paciente, educación/capacitación, mantenimiento apropiado y cumplimiento de requisitos legales y estándares.

La tecnología tiene vida finita, eventualmente se vuelve obsoleta tal como se muestra en el diagrama de vida del producto.

En el mapa del Ciclo de vida de la tecnología médica que se expone a continuación, Reponer es un elemento clave en el proceso de Planear.  La planeación de la Reposición recibe datos de entrada de los Resultados relacionados con la historia de éxitos y fracasos, los problemas y las experiencias con tecnología similar durante el proceso de Gestionar.

Un plan de reposición de tecnología de un sistema de salud u hospital ideal tendría las siguientes características:

• Alcance amplio a todo el hospital o sistema incluyendo todos los dispositivos, equipos y sistemas.
• Uso de criterios objetivos de la base de datos de la historia de gestión de tecnología.
• Priorización en categorías, por ejemplo: Urgente, Programación para años 1-3, Recomendación.
• Formato flexible que permita adicionar factores diferentes a los relativos a los equipos, tales como necesidades de los usuarios, mercadeo, reclutamiento médico y otros datos cualitativos.
• Sencillo de entender.

Una herramienta importante para la gestión de tecnología médica es el sistema computarizado de gestión de tecnología médica (CMEMS, por su sigla en inglés). Esta base de datos automatizada incluye toda la información del inventario: fabricante, modelo, tipo, número de serie, costo, ubicación, garantía, contrato de servicio técnico, nivel de software, fecha estimada de reposición más una historia completa del dispositivo en todas las actividades: mantenimiento, revocaciones o retiros e incidentes.

Factores de reposición

Al desarrollar un plan de reposición de equipos se deben tener en consideración varios factores. Las siguientes secciones identifican estos factores, los recursos relacionados y la priorización recomendada, junto con algunos que modulan el impacto global relacionado con la reposición.

Referencias sobre el tiempo de vida de equipos

• La Asociación Americana de Hospitales (AHA) publica aproximadamente cada cinco años “Estimated Useful Lives of Depreciable Hospital Assets”[2].  Otras fuentes están disponibles en sistemas y organizaciones hospitalarios. Prioridad media.

Mantenimiento

• Fecha de finalización del soporte técnico –Fecha final de soporte en el terreno por el fabricante, disponibilidad de contrato de servicio, acceso a repuestos, literatura de servicio y/o prueba de equipos. Prioridad alta.
• Costos de mantenimiento – El costo total del mantenimiento dividido por el costo de compra o reposición se puede emplear como medida de la tendencia del costo o de la proyección del mismo.  Prioridad media a alta.
• Confiabilidad – El número de reparaciones no programadasen un período de tiempo.  También es una medida importante la revisión de la tendencia de fallas.  El uso del dispositivo –portátil, móvil y fijo– debe ser considerado en esta evaluación.  Prioridad media a alta.
• Condición física – Evaluación de la condición del equipo por parte de un ingeniero clínico calificado. Prioridad media.

Tiempode inactividad

• Tiempo muerto del equipo – El tiempo durante el cual el dispositivo está fuera de servicio debido a fallas. Un factor muy importante para equipos tales como los de imágenes y laboratorio son los ingresos perdidos por concepto de pruebas y exámenes. Prioridad media a alta.

Función y criticidad del dispositivo

• Función del dispositivo – Los equipos de soporte vital tienen uso crítico; los elementos de bajo riesgo en el entorno del paciente no utilizados para tratamiento, diagnóstico o monitoreo, por ejemplo, las mesas de examen, no son críticos. Prioridad media.
• Criticidad para la misión – La criticidad del dispositivo para la misión de la organización de salud en la atención de pacientes. Equipos tales como un escanógrafo para tomografía computarizada (TAC) diagnóstica es una tecnología absolutamente esencial en todo hospital de atención aguda, mientras que una unidad para toma de tensión arterial no invasiva para la medición de signos vitales de rutina, no lo es – la medición manual es una alternativa. El rango de criticidad varía desde ningún impacto hasta la interrupción de la atención del paciente.  Prioridad alta.

 Seguridad

• Eventos adversos.Los incidentes hospitalarios, revocaciones o retiros y riesgos son otro factor.  El peso de estos depende de la magnitud del riesgo y de si dicho riesgo puede ser o ha sido resuelto. Los dispositivos peligrosos para los cuales el fabricante no ha resuelto el problema de seguridad deben ser remplazados. Prioridad media a absoluta.
• Características de seguridad.La falta de características de seguridad inherentes al dispositivo es la segunda categoría en importancia.  Prioridad alta.

Uso clínico

• Aceptación clínica.Podría estar relacionada a la operación, el desempeño clínico u otros factores. Prioridad media a alta.
• Uso. Un segundo factor es la frecuencia de errores de uso u otros datos cuantificables, los cuales podrían apuntar a factores humanos o a problemas de diseño. Prioridad media a alta.

Estandarización

• Estandarización del dispositivo –Puede reducir los costos de compra de dispositivos y consumibles, las necesidades de entrenamiento y los errores de uso, haciendo más fácil el trabajo del personal de salud entre departamentos y mejorando el soporte. Prioridad media a alta.

Estándares de atención

• Estándares clínicos de atención – Losestándares de atención para diferentes procedimientos y tratamientos son establecidos por las organizaciones de profesionales clínicos. Estas recomendaciones pueden involucrar el uso de tecnología con ciertas características.  Un ejemplo es el de las AHA Defibrillation Guidelines[3] que especifican las características de electricidad bifásica para la desfibrilación. Prioridad media a alta.

Estándares de dispositivos médicos

• Estándares de dispositivos médicos – Son establecidos por organizaciones de estandarización internacionales, nacionales y regionales.  Algunos ejemplos de estas organizaciones son Health Level Seven International (HL7), Digital Imaging and Communications in Medicine (DICOM), Institute for Electrical & Electronic Engineers (IEEE), e International Electrotechnical Commission (IEC). Prioridad media a alta.

Requisitos legales

• Prohibición legal – Si está prohibido por la legislación local, es necesaria la reposición. Prioridad absoluta.

Estatus tecnológico

• Estatus tecnológico –El equipo médico puede ser emergente, actual, maduro u obsoleto según la evaluación de su ciclo de vida. Prioridad media a alta.

Estatus del vendedor

• Estatus del vendedor – El dispositivo puede ser de último modelo, de uno todavía comercializado pero no avanzado o de uno no ofrecido más por la compañía. Un factor relacionado es la capacidad del dispositivo de ser actualizado al estado del arte mediante software y hardware. Prioridad media.

Compatibilidad de interfaces y redes

• Compatibilidad de interfaces y redes –El trabajo en red y el acoplamiento del dispositivo con las redes del hospital son críticos. Estos factores incluyen: magnitud de integración de la red, nivel de interoperabilidad del propietario, seguridad de la red y estándares basados en la tecnología de interoperabilidad tales como IHE (Integrating the Healthcare Enterprise), HL7 y DICOM. Prioridad media a alta.

Utilización

• Utilización del dispositivo -  Varía de muy alta, como en el caso del acelerador lineal utilizado 16 horas al día; a muy baja, como podría ser el caso del láser quirúrgico utilizado una vez al año. Prioridad media a alta.

Los factores importantes de reposición de equipos médicos que son característicamente administrativos –no de ingeniería biomédica- resultan de referencias de médicos y organizaciones; reclutamiento y retención de médicos; mercadeo; mala práctica y otras consideraciones de los seguros; ventajas en costos de nuevas tecnologías, particularmente en el área de consumibles; personal, reembolsos de pagadores; ventajas de impuestos relacionadas con la depreciación.

A continuación, un ejemplo de un sistema de asignación de peso para la reposición de equipos.

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Un plan fundamentado científicamente debería tener también mediciones computarizadas de acuerdo a algoritmos y a una matriz de decisiones basada en el peso de factores cuantitativos.  En la Universidad de Vermont, el análisis inicial de la base de datos estableció que el Riesgo(incluye Seguridad), la Finalización del soporte técnico y la Prohibición legaltenían el mayor peso, correspondiente a 3; la Edad tenía un peso de 2 y la Obsolescencia tecnológica y el Costo de mantenimiento tenían un peso de 1.  Cada factor tenía una calificación de 0-5.

La prioridad para reposición basada en la calificación total es:

• Crítica = Mayor de 25
• Alta = Menor de 25 pero mayor de 20
• Normal = Menor de 20 pero mayor de 10
• Baja = Menor de 10

Los resultados pueden diseñarse dentro de un informe de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) basado en datos cuantitativos en él. Para este reporte automatizado, debe ser adicionado el análisis de experto por parte del ingeniero biomédico para observar factores tales como los estándares de atención, la importancia de la estandarización del dispo sitivo, la utilización y otros factores cualitativos más.

Las acciones deben ser clasificadas de acuerdo a la necesidad. Las  categorías podrían incluir Reposición de capital para elementos >US$5000, Reposición para dispositivos <US$5000 y Contingencia cuando el equipo debe funcionar hasta que falle.

Vea una página del informe de Medical Equipment Replacement para el departamento de Ginecología y Obstetricia, haciendo click aquí.

Un tipo de aparatos para los cuales podría ser necesario un análisis adicional es el de equipos médicos importantes –sistemas de imágenes, analizadores de laboratorio y otros sistemas de alta tecnología o alto costo. Para estos, factores tales como la utilización, entrada de datos clínicos, actualizaciones, costos proyectados de mantenimiento y confiabilidad y el estatus tecnológico tienen un mayor peso en la toma de decisiones y deben ser analizados cuidadosamente.

El análisis de reposición de equipos debería ser evaluado por ítems individuales aunque en algunos casos, el fabricante y el modelo son elementos claves, particularmente cuando la estandarización tiene un peso elevado.

El costo de reposición de la tecnología debe ser incluido en el análisis. Se puede obtener de los fabricantes o de diferentes bases de datos disponibles, tales como las de la OMS o del Instituto ECRI.

Resumen

El Plan de reposición de equipos médicos sirve como herramienta objetiva para apoyar las decisiones de reposición.  Debe incluir información de múltiples fuentes: personal médico, ingenieros biomédicos, gestión de materiales y administración. Al combinar lo anterior con los factores no técnicos y las limitaciones presupuestales del hospital, se puede elaborar un plan racional de reposición de tecnología médica. La planeación de la reposición de equipos no tiene que ser un proceso complicado. Un hospital que desee iniciar la planeación de reposición de equipos debería empezar a pequeña escala, con un número pequeño de mediciones y parámetros. La edad, el estatus de soporte técnico y la confiabilidad serían unos buenos parámetros para revisar inicialmente. Si la institución conserva datos históricos de buena calidad, estos se pueden incorporar también. Se debe tener precaución para asegurar que el proceso no se vuelva demasiado complejo. La precisión de la información de los dispositivos y la conservación del material utilizado en la evaluación de los equipos son los elementos más críticos.

Contenido exclusivo para El Hospital de la alianza con el American College of Clinical Engineering (ACCE) y la Healthcare Technology Foundation (HTF), de Estados Unidos. Conozca más del ACCE en www.accenet.org y de la HTF en www.thehtf.org.

Artículo proveniente de la edición impresa Agosto-Septiembre con el código EH0815TECNO