Control y evaluación de costos de energía, agua y gases medicinales en instituciones asistenciales

Controlar y sobre todo, conocer los gastos fijos y variables de energía eléctrica, agua y gases medicinales en un hospital es muy importante y cuando se hace, es señal de que el administrador tiene la intención de determinar sus costos para evaluar mejor los procedimientos de fijación de precios y realizar negociaciones comerciales que redunden en beneficio para la organización. Esta información está relacionada con el flujo de caja y principalmente, con el sostenimiento de la actividad primaria de estas instituciones.

En la actualidad, las organizaciones preocupadas con temas como la sostenibilidad y el medio ambiente, realizan el control de costos y prorrateos para soportar sus decisiones administrativas, lo que resulta de relevante importancia. En adelante, se presentarán algunos modelos que podrán asistir al administrador de tecnología en salud en el desarrollo y la implementación de un sistema interno de gerenciamiento, control y distribución de gastos en energía eléctrica, agua y gases medicinales, permitiendo un conocimiento más profundo del consumo y también de las formas de repartir la responsabilidad con los demás líderes de la organización, colocando en un plano objetivo la responsabilidad socio ambiental y trayendo, consecuentemente, mejor control y economía para toda la institución.

El modelo supone el desarrollo y aplicación de una metodología de prorrateo de gastos con fórmulas matemáticas simples, demostrando a los consumidores internos la importancia de conocer información fundamental y permitiendo implementar de mejor manera las acciones de control.

El trabajo comienza por el reconocimiento físico, en que se verifica la localización y el inventario de todos los elementos de consumo final (electricidad, gases medicinales y agua) en cada uno de los centros de costos.

Algunos ejemplos de elementos consumidores que requieren ser identificados incluyen las cargas resistivas, inductivas y capacitivas que, en manos de un buen servicio de ingeniería y datos operacionales, pueden aportar a la formulación de varias alternativas de prorrateo de energía eléctrica. A continuación, algunos artículos consumidores de energía:

• Lámparas incandescentes y fluorescentes
• Aires acondicionados
• Neveras
• Equipos médicos (algunos combinan más de una fuente de consumo además del eléctrico, como gases o aceites)
• Equipos de informática
• Duchas eléctricas
• Equipos de laboratorio
• Grifos eléctricos
• Calentadores de agua
• Televisores
• Otros

Los gases medicinales son utilizados en procedimientos realizados directamente sobre el paciente y su aplicación ocurre mediante el uso de los siguientes equipos: respiradores, aparatos de anestesia, inhaladores, etc. Son distribuidos por las distintas áreas operativas a través de una red de tubos y válvulas de seccionamiento y estabilización de la presión, organizadas de tal forma que se obtenga de la red el mejor desempeño operacional

Datos como el índice de ocupación o producción de un determinado centro operativo, pueden ser útiles para el desarrollo de diversas teorías de prorrateo de gastos para cada hospital. Por lo mismo es igualmente importante conocer el proceso específico en que cada equipo está involucrado en la cadena productiva, como también sus principios de funcionamiento, lo que orientará hacia la mejor manera de cuantificar su consumo.

Entre los varios gases empleados en las IAS (Instituciones de Asistencia en Salud) mencionamos el oxígeno (O2), el óxido nitroso (N2O), el aire comprimido medicinal y los puntos de vacío clínico.

Otro aspecto importante y relativamente nutrido en términos del prorrateo, es el agua. Existen varias opciones pero la recomendación es medir el consumo en los puntos de mayor utilización como son: el servicio de nutrición y dietética (SND), la central de material y esterilización (CME), la lavandería (cuando existe), los centros de hemodiálisis, los generadores de agua caliente, etc.

La medición es sencilla y puede hacerse a través de la instalación de hidrómetros con un costo inferior a US $50.00. Este procedimiento ofrece mayor exactitud para los puntos de mayor consumo y facilita la decisión sobre los procesos de medición en los puntos de consumo restantes. Una manera de evaluar los puntos restantes consiste en considerar el número de ocupantes y el número y peso relativo de cada componente hidrosanitario (grifos, duchas, lavadoras, bebederos, excusados, etc.)

Consideraciones iniciales sobre el prorrateo de gastos de energía eléctrica.
Una IAS normalmente consume gran cantidad de energía eléctrica y por lo tanto, su factura por parte del proveedor es del tipo binomio, lo que significa que su costo final está compuesto por dos mediciones realizadas en la entrada del hospital. Se mide y se cobra por kW (potencia en kilovatios) y por kWh (energía en kilovatios – hora), además de los impuestos y sanciones por consumo inadecuado de energía eléctrica. Por lo mismo, cualquier metodología de prorrateo que omita este hecho podrá generar un gran error aleatorio en el proceso de medición y distribución que se esté considerando.

Para efectos ilustrativos y para crear conciencia en el lector sobre la necesidad de saber interpretar su cuenta de energía, le informamos que el kWh es una medida continua durante las 720 horas del mes. Por su parte, el kW es la mayor medida realizada entre todos los intervalos de 15 minutos (2.880 intervalos en 720 horas) que componen el mes de la lectura.

Debemos considerar también que existen varias formas de contratación de energía, por ejemplo, hay modelos de contrato en que tanto el precio del kW como el del kWh varían a lo largo del día, en intervalos definidos en el contrato. De esta forma, el hospital debe desarrollar la mayoría de sus operaciones en el período en que la energía eléctrica como un todo es más barata, dejando para el período más caro una utilización más controlada de este insumo.

La metodología para este prorrateo consiste en inventariar en cada centro operativo, la potencia eléctrica instalada (kW) y utilizada, y el número de horas en que cada implemento permanece encendido para posteriormente, realizar el cálculo de energía eléctrica correspondiente en kWh.

Para conocer los datos de utilización de energía eléctrica por los grandes dispositivos consumidores como serían los equipos de imágenes médicas, recomendamos, como en el caso del agua, la medición directa. Como ocurre con el agua, los medidores no son caros cuando se comparan con la cuenta de energía o con los ingresos de un servicio de resonancia nuclear magnética (RNM), por ejemplo. El costo de este sistema de medición está ligado directamente al grado de automatización que se requiere del proceso.

En ocasiones, el inventario tecnológico no es suficiente para el desarrollo de una metodología de prorrateo más exacta. Tomemos como ejemplo el caso de un centro de cirugía. El inventario general muestra una gran cantidad de equipos pero al observar con detenimiento, podemos verificar que éstos nunca son utilizados simultáneamente, ya sea por falta de espacio o debido a una estrategia puntual de funcionamiento. Así las cosas, una de las posibles soluciones consiste en considerar los tipos de cirugía que se practican y conocer la carga eléctrica en función de ellas ( Tabla 1 ).

En este caso lo que se puede calcular directamente es el valor de la potencia, por cuanto al encender el equipo, el valor de su potencia es registrado instantáneamente por el medidor de la demanda de entrada de energía del hospital. A su vez, la energía será medida teniendo en cuenta el tiempo que la carga permanecerá encendida (se estima como la duración de la cirugía).

La gráfica de la potencia instalada por complejidad de cirugía se presenta en la Figura 1 .

La Figura 2 muestra la distribución del consumo de energía eléctrica (kWh) por tipo de cirugía.

Para utilizar esta información se debe tener en cuenta que basta con iniciar un procedimiento quirúrgico de cualquier tipo, para que el valor en kW equivalente al uso de los equipos sea registrado por el medidor (DEMANDA). El mayor valor de los intervalos de 15 minutos que compone el mes será registrado y cobrado. A su vez, el valor del kWh se obtendrá multiplicando el valor del kW por el tiempo en horas en que el equipo permaneció encendido. En este caso debemos suponer que el equipo estuvo encendido durante toda la cirugía, a menos que consigamos determinar el tiempo exacto de uso de cada equipo en el procedimiento quirúrgico, lo que puede representar una tarea imposible.

Consideraciones sobre el prorrateo de gastos en gases medicinales
El prorrateo en este modelo podrá ser aplicado a los siguientes gases medicinales: oxígeno, óxido nitroso, aire comprimido medicinal y vacío clínico.
El método de prorrateo de gastos con gases medicinales se basará en el concepto de consumo máximo probable, como está definido en las normas de sistemas centralizados de gases de muchos países.

En estas normas, el consumo máximo probable es definido como la suma de los estimativos de consumo para cada sección del hospital/IAS, calculados por estaciones de flujo, número de puestos y factor de simultaneidad. Los valores son entonces distribuidos entre las áreas operativas de acuerdo con el número de puntos encontrados en el inventario físico realizado en las dependencias de un hospital/IAS.

Por su parte, el factor de simultaneidad es definido como un porcentaje medio relacionado con la cantidad total de puestos en una determinada ubicación de una institución asistencial en salud. Es un indicador porcentual que disminuye o incrementa el número real de puntos de una instalación para determinar el consumo máximo probable.
Nota del editor: Una simultaneidad del 100% supone que un grupo de aparatos estarán todos funcionando simultáneamente durante un período determinado de tiempo.
Número de puntos de utilización = número de puntos existentes x factor de simultaneidad

En ciertas situaciones, es necesario estimar un factor, esto ocurre en los casos no previstos en las normas como ilustramos en la Tabla 2 .

De cualquier forma, el mejor método de prorrateo para estos gases continua siendo la medición en tiempo real que recomendamos sea contemplada en el diseño de la red de gases medicinales durante el desarrollo del proyecto.

Consideraciones iniciales sobre el prorrateo de gastos en agua
Existen varios métodos para el prorrateo de gastos en agua y alcantarillado en una organización. Algunos consideran el número de personas que trabajan en la organización, distribuido por centros operativos. Otros consideran el prorrateo con base en el dimensionamiento de las áreas consumidoras de la IAS.

En este modelo el procedimiento de prorrateo utilizado fue el dimensionamiento de las tuberías en la construcción de la red de distribución, de acuerdo con normas sobre la instalación predial de agua fría. El método parte del supuesto de que cada unidad de utilización (caja de descarga, mezclador, grifo, etc.) tiene un caudal de diseño y un peso relativo. El peso relativo representa la contribución de cada unidad de utilización en el flujo total de la rama a que pertenece.

A manera de ejemplo, a partir de la norma brasilera NBR 5626 se puede observar el cuadro de pesos relativos en la Tabla 3 .

En caso de necesidad, como en el prorrateo de los gases, algunos elementos pueden tener un peso relativo definido arbitrariamente, recordando la importancia de demostrar en forma clara la fórmula utilizada para su determinación.

El inventario físico captura información sobre el número de elementos consumidores instalados y que se encuentran a disposición de sus respectivos centros operativos y usuarios.

La figura 3 ilustra el inventario de las piezas instaladas en un hospital/IAS.

La figura 4 contiene un inventario de grifos instalados en un hospital/IAS.

Con toda esta información inventariada físicamente sobre el campo y todos los datos depurados y verificados mediante el desarrollo de fórmulas, permitiendo observar los resultados de participación porcentual relacionados con los elementos consumidores presentes en cada centro operativo, se hace fácil concebir un sistema de control general, donde los diversos centros operativos del hospital/IAS, conociendo su potencial de consumo, pueden participar activamente y de manera más responsable, en la búsqueda de soluciones integradas para un consumo consciente de energía eléctrica, agua y gases medicinales.

El resultado de esta fase de control y conocimiento hace que la institución en su conjunto, obtenga ganancias significativas, poniéndola en posición de cumplir, en lo que le corresponde, en todo lo relacionado a la responsabilidad socio ambiental.
Este trabajo presentó componentes de un modelo para el control y evaluación de consumos de energía eléctrica, agua y gases medicinales en un hospital/IAS. Se aclara que el mismo no agota, bajo ninguna hipótesis, la posibilidad de que se definan otras metodologías que puedan depurar el porcentaje de distribución del consumo entre los distintos centros operativos.

Por último, este modelo debe ser considerado por la dirección como un modelo dinámico debido a la constante evolución de hospitales/IAS y sus cambios estructurales, requiriendo actualizaciones constantes.

Para que la administración de un hospital domine estos datos, y contribuya de manera significativa a la definición confiable de precios, se debe tener una perspectiva del costo real de la infraestructura, como también de los procedimientos quirúrgicos, permitiendo el montaje de paquetes y precios rentables. De esta manera se logra que la compañía sea competitiva en el mercado de la salud, preste servicios de calidad y en últimas, logre la consolidación de su margen de utilidad.

Debido a la complejidad de los hospitales, es de fundamental importancia que las instituciones de salud conozcan en forma precisa sus costos, principalmente los relevantes como son la energía eléctrica, agua y gases medicinales, que mal administrados y mal evaluados, impactan significativamente los resultados. Para estos efectos, no basta con el compromiso del profesional dedicado a costos. Se requiere también del compromiso de la alta dirección y del colaborador operativo, pues al conocer el costo de un servicio en su institución y lo que representa para el bolsillo, y saber cuáles acciones podrían estar contribuyendo en mayor medida a la reducción de los desperdicios y de los costos propiamente dichos, con certeza todos los colaboradores trabajarán en mejores condiciones y las instituciones tendrán mayores posibilidades de negociación de servicios de cara al mercado.